Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word 2007

Melakukan pekerjaan kantor seperti surat menyurat, pembuatan label, dan lain sebagainya dengan jumlah banyak memerlukan teknik pengerjaan yang efisien. Untuk tugas tersebut kita bisa menggunakan perangkat lunak yang secara khusus dirancang membantu efisiensi pekerjaan kantor seperti Microsoft Office Word atau Open Office Writer, yakni menggunakan perintah Mail Merge. Perintah Mail Merge ini memungkinkan kita membuat sekaligus mencetak alamat tujuan surat atau membuat label dalam jumlah yang banyak, cepat, dan otomatis sehingga pekerjaan kantor kita lebih efisien. Mari kita manfaatkan fasilitas perangkat lunak ini supaya tanggung jawab pekerjaan yang menjadi tugas kita dapat lebih amanah. Pada kesempatan ini kita belajar menggunakan perintah Mail Merge lewat Microsoft Office Word 2007 yang banyak dipakai oleh berbagai organisasi di seluruh dunia selain itu mudah pemakaiannya.  

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan perangkat lunak Microsoft Office Word 2007 yang kemudian masuk ke Tab Mailings yang ada di ribbon perangkat ini seperti yang terlihat pada gambar 1 di bawah ini :

Gambar 1

Gambar 2

Kemudian pada langkah kedua silahkan klik tombol Select Recipients. Muncul tiga menu seperti berikut : Type New List..., Use Existing List..., dan Select from Outlook Contacts... (gambar 2). Type New List... digunakan untuk membuat database baru dalam bentuk file MDB (bisa diedit menggunakan Microsoft Access) seperti tampak pada gambar 3 sedangkan Use Existing List... digunakan untuk mengambil database yang sudah ada. Select from Outlook Contacts... memanfaatkan database yang dibuat oleh program Microsoft Outlook.

Gambar 3

Jendela New Address List muncul sesudah kita klik perintah Type New List.... Kita bisa langsung mengisi data di kolom-kolom yang sudah disediakan. Setelah selesai mengisi kemudian klik tombol ok dan lanjutkan menyimpan database yang sudah kita buat pada jendela Save Address List, buat nama file dan disimpan dalam bentuk file MDB seperti gambar 4 berikut ini :

Gambar 4

Bagi Anda yang sudah menyiapkan database dari software lain bisa memanfaatkan menu Use Existing List.... File dalam bentuk MDB (MS-Access), XLS (MS-Excel), maupun DOC (MS-Word) bisa dimanfaatkan sebagai file database yang dipilih melalui jendela Select Data Source yang muncul setelah klik menu Use Existing List... seperti tampak pada gambar 5 berikut:

Gambar 5

File database yang sudah kita siapkan harus berupa tabel dalam posisi tanpa header atau judul di atas tabel. Jadi di tabel tersebut, baris pertama berisi judul kolom seperti kolom nomor, nama, alamat, dan sebagainya kemudian baris berikutnya kita isi dengan data.

Selamat mencoba dan semoga berhasil untuk meningkatkan kinerja menjadi efektif dan efisien. :)