Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word 2007

Melakukan pekerjaan kantor seperti surat menyurat, pembuatan label, dan lain sebagainya dengan jumlah banyak memerlukan teknik pengerjaan yang efisien. Untuk tugas tersebut kita bisa menggunakan perangkat lunak yang secara khusus dirancang membantu efisiensi pekerjaan kantor seperti Microsoft Office Word atau Open Office Writer, yakni menggunakan perintah Mail Merge. Perintah Mail Merge ini memungkinkan kita membuat sekaligus mencetak alamat tujuan surat atau membuat label dalam jumlah yang banyak, cepat, dan otomatis sehingga pekerjaan kantor kita lebih efisien. Mari kita manfaatkan fasilitas perangkat lunak ini supaya tanggung jawab pekerjaan yang menjadi tugas kita dapat lebih amanah. Pada kesempatan ini kita belajar menggunakan perintah Mail Merge lewat Microsoft Office Word 2007 yang banyak dipakai oleh berbagai organisasi di seluruh dunia selain itu mudah pemakaiannya.  

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah mengaktifkan perangkat lunak Microsoft Office Word 2007 yang kemudian masuk ke Tab Mailings yang ada di ribbon perangkat ini seperti yang terlihat pada gambar 1 di bawah ini :

Gambar 1

Gambar 2

Kemudian pada langkah kedua silahkan klik tombol Select Recipients. Muncul tiga menu seperti berikut : Type New List..., Use Existing List..., dan Select from Outlook Contacts... (gambar 2). Type New List... digunakan untuk membuat database baru dalam bentuk file MDB (bisa diedit menggunakan Microsoft Access) seperti tampak pada gambar 3 sedangkan Use Existing List... digunakan untuk mengambil database yang sudah ada. Select from Outlook Contacts... memanfaatkan database yang dibuat oleh program Microsoft Outlook.

Gambar 3

Jendela New Address List muncul sesudah kita klik perintah Type New List.... Kita bisa langsung mengisi data di kolom-kolom yang sudah disediakan. Setelah selesai mengisi kemudian klik tombol ok dan lanjutkan menyimpan database yang sudah kita buat pada jendela Save Address List, buat nama file dan disimpan dalam bentuk file MDB seperti gambar 4 berikut ini :

Gambar 4

Bagi Anda yang sudah menyiapkan database dari software lain bisa memanfaatkan menu Use Existing List.... File dalam bentuk MDB (MS-Access), XLS (MS-Excel), maupun DOC (MS-Word) bisa dimanfaatkan sebagai file database yang dipilih melalui jendela Select Data Source yang muncul setelah klik menu Use Existing List... seperti tampak pada gambar 5 berikut:

Gambar 5

File database yang sudah kita siapkan harus berupa tabel dalam posisi tanpa header atau judul di atas tabel. Jadi di tabel tersebut, baris pertama berisi judul kolom seperti kolom nomor, nama, alamat, dan sebagainya kemudian baris berikutnya kita isi dengan data.

Selamat mencoba dan semoga berhasil untuk meningkatkan kinerja menjadi efektif dan efisien. :)

Belajar Mengetik 10 Jari Online

Mengetik dengan sepuluh jari di zaman yang serba cepat ini sangat dibutuhkan. Apabila Anda selalu membutuhkan keahlian mengetik cepat maka situs ini sangat membantu Anda. Goodtyping.com membantu Anda belajar mengetik cepat dengan memberikan beberapa latihan secara online. Hasil latihan Anda bisa dilihat setelah Anda menyelesaikan latihan tersebut dengan benar sehingga Anda bisa mengevaluasi diri Anda-seberapa cepatkah saya! Untuk membantu Anda mengetik sepuluh jari silahkan letakkan tangan kiri, mulai jari jentik urut dari tombol keyboard A sampai F dan tangan kanan, mulai jari telunjuk letakkan urut dari tombol J sampai (:). Untuk jari jempol bisa berada di posisi tombol spasi.

Menampilkan Tanggal Hijriah Dengan Microsoft Word 2007

Bagi Anda yang tidak cukup dengan hanya menggunakan penanggalan masehi saja dalam membuat sebuah dokumen maka panduan berikut ini mungkin sangat membantu. Dengan menggunakan Microsoft Office Word 2007 kita bisa menambahkan penanggalan Hijriah. Untuk menampilkan penggalan Hijriah, pertama silahkan aktifkan software Microsoft Office Word 2007 di komputer Anda. Kemudian setelah software tersebut aktif maka langkah selanjutnya adalah masuk ke dalam tab Insert dan tekan tombol Date & Time yang tergabung di group Text (gambar 1).

Gambar 1

Setelah itu akan muncul jendela Date and Time seperti gambar 2 berikut ini :

Gambar 2

Jendela ini mengatur penanggalan yang akan kita tampilkan di dokumen milik kita. Pada bagian kanan jendela tersebut terdapat bagian Language: yang mengatur jenis bahasa yang kita gunakan pada kalender yang akan kita tampilkan yang berhubungan dengan format penanggalan (Available formats:) yang terlihat di sisi sebelah kiri jendela Date and Time. Pilih bahasa Arabic (Saudi Arabia) untuk menampilkan format kalender Hijriah dan di bawah bagian Language tadi ada bagian Calendar type: untuk menentukan jenis kalender. Pada Calendar type silahkan pilih Arabic Hijri dan pilih format penanggalan yang biasa Anda pakai. Tekan tombol OK dan keluarlah tanggal Hijriah sesuai dengan penanggalan komputer Anda.

Apabila di Microsoft Word Anda  tidak terdapat pilihan penanggalan Hijriah maka Anda perlu menambahkannya dengan masuk ke Tombol Office (Menu) dan masuk ke Word Options yang terletak di bagian paling bawah menu. Jendela Word Option (gambar 3) tampak seperti berikut :

Gambar 3

Pada bagian paling bawah tab Popular terdapat tombol Language Settings... , tekan tombol tersebut dan selanjutnya akan muncul jendela seperti gambar 4 berikut ini :

Gambar 4

Jendela Microsoft Office Language Settings 2007 tersebut untuk menambahkan fitur penanggalan yang kita inginkan tadi yakni Hijriah. Silahkan pilih Arabic (Saudi Arabia) pada kolom Available editing languages dan tekan tombol Add supaya bisa masuk ke kolom Enabled editing languages dan tekan tombol OK. Kita telah selesai menambahkan fitur penanggalan Hijriah dan silahkan tambahkan tanggal Hijriah di dokumen Anda. Selamat mencoba.

Cetak Foto Borderless Layaknya Dari Studio Foto

Menjamurnya perangkat foto digital dan terjangkaunya harga membuat semakin banyak momen yang bisa kita abadikan. Foto tidak hanya sekedar untuk mengenang masa lalu tetapi juga menjadi alat inspirasi. Kegiatan pemotretan yang kita lakukan perlu dipadukan dengan kegiatan pencetakan foto. Banyak pilihan dalam hal pencetakan foto, kita bisa menggunakan jasa studio foto atau menggunakan printer sendiri. Setiap pilihan memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Di tulisan ini, mari kita mencoba belajar memanfaatkan printer kita sendiri.

Printer dengan fasilitas cetak foto dengan harga yang relatif terjangkau saat ini banyak dijual dipasaran. Contohnya printer Canon IP1980 dengan kemampuan cetak fotonya yang cukup lumayan atau tipe dan merek lain yang memiliki kemampuan lebih baik. Untuk kegiatan cetak mencetak dokumen Anda semua pasti sudah sangat mahir tapi untuk cetak foto ada fasilitas cetak tanpa garis tepi (borderless) yang sepertinya belum banyak yang memanfaatkan. Berikut ini contoh bagaimana mencetak borderless lewat printer Canon IP1980. Pertama, kita masuk ke setting printer dengan klik START dan klik PRINTERS AND FAXES yang ada pada menu windows yang kemudian akan memunculkan jendela explorer yang menampilkan printer kita. Klik kanan ikon printer dan klik PROPERTIES maka akan muncul jendela properti printer seperti gambar 1 berikut ini :

Gambar 1

Jendela properti yang tampak pada gambar 1 merupakan jendela properti printer Canon IP1980. Langkah kedua adalah silahkan klik tombol PRINTING PREFERENCES yang kemudian akan memunculkan jendela Printing Preferences printer seperti gambar 2 berikut ini :

Gambar 2

Pada jendela Printing Preferences printer terdiri atas Tab : Main, Page Setup, Effects, Profiles, dan Maintenance. Langkah ketiga adalah klik TAB PAGE SETUP (gambar 3) :

Gambar 3

Di tab page setup tersebut terdapat submenu PAGE LAYOUT dan silahkan klik opsi BORDERLESS PRINTING yang kemudian akan memunculkan jendela media kertas yang akan digunakan untuk mencetak foto (gambar 4).

Gambar 4

Sesuaikan jenis kertas cetak fotonya dan klik tombol OK maka akan muncul perubahan pada opsi BORDERLESS PRINTING seperti gambar 5 berikut ini :

Gambar 5

Munculnya slider AMOUNT OF EXTENSION pada gambar 5 di atas adalah untuk mengatur batas tepi kertas menjadi borderless. Geser slider ke arah kiri sampai batas maksimalnya seperti tampak di gambar 5 dan terakhir klik tombol OK. Selesai sudah pengaturan printer menjadi borderless sehingga ketika mencetak foto hasilnya bisa seperti hasil cetakan dari studio foto, borderless. Untuk ukuran kertas yang bisa dimaksimalkan mencetak foto borderless adalah ukuran kwarto atau A4 dan untuk ukuran yang  lebih besar seperti folio atau F4, atau mungkin membuat ukuran kertas sendiri sepertinya belum bisa diakomodasi oleh teknologi printer kelas menengah saat ini kecuali jenis printer yang khusus untuk ukuran kertas besar atau khusus foto. Demikian artikel ini semoga bisa membantu kita semua lebih kreatif dan produktif. Terima kasih.

Menggunakan Print Merge Coreldraw Dengan Bantuan Microsoft Excel

Pernahkah Anda mendengar istilah Mail Merge! Fasilitas ini juga terdapat di Coreldraw memanfaatkan fasilitas Print Merge. Print Merge sangat membantu ketika Anda akan mencetak nama peserta di sertifikat dalam jumlah besar atau untuk keperluan lain yang membutuhkan Coreldraw. Berikut ini adalah garis besar proses menggunakan print merge :

• Siapkan desain sertifikat.
• Siapkan data nama peserta atau data yang lain menggunakan bantuan Microsoft Excel
• Manfaatkan fasilitas Print Merge Coreldraw

Dari gambaran proses print merge secara garis besar di atas mari kita masuk pada proses yang lebih rinci sebagai berikut :

Gambar 1

1. Tampilkan desain sertifikat Anda yang sudah jadi di lembar kerja atau worksheet Coreldraw. Tampilan Coreldraw (gambar 1) di samping menggunakan versi 12.
   

   Gambar 2

   
   
2. Buat data nama peserta atau data lain menggunakan Microsoft Excel. Data yang ada disesuaikan dengan desain sertifikat yang sudah jadi seperti data nama peserta dan nama sekolah (gambar 2). Data yang didukung oleh Coreldraw harus berformat csv, txt, atau rtf (simpan data menggunakan salah satu format tersebut).
   
   

   Gambar 3

   
   
3. Gunakan fasilitas Print Merge Coreldraw (gambar 3). Anda bisa klik menu File kemudian pilih Print Merge... lalu klik tombol Create/Load Merge Fields.... Gabungkan data yang sudah disimpan melalui jendela Print Merge Wizard.

Memperindah Sertifikat dengan Bingkai Halaman Menggunakan Microsoft Word 2007

Membuat sertifikat bagi Anda yang sering berpartisipasi di berbagai kepanitiaan sangat dimudahkan dengan bantuan Microsoft Word versi 2007. Khususnya untuk membuat sertifikat sederhana dan profesional. Pada sebuah sertifikat sering kita dapati pemakaian bingkai atau frame. Pemberian bingkai di Microsoft Word 2007 dapat Anda lakukan dengan langkah sederhana sebagai berikut :

Gambar 1

1. Pada Ribbon pilih dan klik Tab Page Layout (Gambar 1).



Gambar 2

2. Pilih Group Page Background (Gambar 2).



Gambar 3

3. Klik tombol Page Borders (Gambar 3) maka akan muncul jendela Borders and Shading.



Gambar 4

4. Pada Jendela Borders and Shading silahkan pilih dan klik Tab Page Border. Di kolom yang terletak di tengah seperti yang tampak pada gambar, silahkan pilih dan klik tombol Art : (Gambar 4) yang ada di bawah sendiri.
5. Pilih bingkai atau frame yang Anda inginkan dan jadilah sertifikat sederhana tapi menarik seperti contoh berikut (Gambar 5):



Gambar 5

Mengatasi Kotak Inbox Email Yang Penuh Akibat Subskripsi Email Dari Facebook

Mungkin banyak dari kita kebingungan ketika membuka kotak inbox yang penuh email kiriman dari Facebook. Tanpa terasa kotak inbox email kita penuh sesak dibanjiri oleh email tersebut, yang apabila dibaca berisi informasi yang bersifat pemberitahuan dan tidak prioritas. Bagaimanakah hal ini bisa terjadi? Ketika kita mendaftar atau sign up ke situs jejaring sosial seperti Facebook maka pengaturan akun standar yang dipakai adalah keterhubungan akun Facebook kita dengan email lewat jalur subskripsi. Keterhubungan lewat jalur subskripsi ke email inilah yang menyebabkan kotak inbox email kita penuh karena digunakan Facebook untuk memberitahukan kedudukan akun Facebook kita seperti : pemberitahuan adanya komentar baru dari teman, kiriman hadiah, atau sekedar konfirmasi undangan teman, dan banyak lagi yang lain bisa disampaikan melalui subskripsi email ini. Ada beberapa langkah yang bisa kita lakukan untuk mengurangi maupun meniadakan keseluruhan pemberitahuan dari akun Facebook. Perhatikan gambar pengaturan Facebook berikut ini :

Kita arahkan pointer mouse ke tab setting atau pengaturan yang terdapat di pojok kanan atas bersebelahan dengan tab logout atau keluar. Seperti yang tampak pada gambar di atas yakni muncul menu drop down yang berisi beberapa instruksi berikut ini : pengaturan akun, pengaturan privasi, pengaturan aplikasi, dan bantuan . Kita klik instruksi pengaturan akun atau account settings maka akan muncul tampilan gambar seperti di atas. Terdapat beberapa tab yang ada di bawah tulisan akun saya atau my account, silahkan pilih tab pemberitahuan atau notifications dan klik maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini :

Kita hilangkan semua tanda contreng yang ada pada kolom email atau bahkan kolom sms dan langkah terakhir adalah menyimpan perubahan dengan menekan tombol simpan perubahan yang terdapat di bagian paling bawah tab tersebut. Selesai sudah beberapa langkah untuk mengatasi meluapnya kotak inbox kita karena subskripsi email dari Facebook. Selamat mencoba :)